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役員(取締役)が就任した場合の登記手続きに必要な書類について解説

公開日:2023.11.22

更新日:2024.01.31

会社に新たに役員(取締役)が就任した場合には、通常の従業員の入社手続きと異なり、役員が就任することで登記事項を変更するために登記手続きを行う必要があります。

 

役員が就任した際の登記手続きでは、様々な書類の提出が必要となり提出期限も設けられています。これから役員の就任を控えている会社の方は、この記事を参考に役員が新たに就任した際に行う登記手続きについて理解を深めていきましょう。

 

この記事では、「株式会社」に役員が就任した場合の登記手続きについてご紹介するので、合同会社での役員就任の手続きについては、こちら(合同会社での役員変更登記の手順と必要書類について)の記事を参考にしてください。

また、役員の定義についてはこちらの記事でも解説しております。

役員(取締役)が就任した場合に必要な手続きの流れ

まずは、役員(取締役)が就任した際の手続きの流れについて把握していきましょう。株式会社において役員が新たに就任した場合には、以下の流れで手続きを進めていきます。

 
  1. 株主総会の開催、役員の選任決議
  2. 新たに役員に就任するメンバーの承認
  3. 役員(取締役)就任の登記手続きに必要な書類を作成
  4. 法務局にて役員変更についての登記申請を行う
 

それぞれの手続きの詳細についてはこの記事では割愛しますが、役員就任に必要な手続きの流れについては以下の記事にて解説を行っています。あわせて参考にしてください。

 

参考記事:「役員が入社(就任)したらどうなる?役員変更登記のやり方や書類について

役員(取締役)が就任した場合に必要となる書類

では実際に、役員(取締役)が就任した場合に必要となる書類について解説していきます。

株式会社にて役員(取締役)が就任した場合には、以下の書類の準備をする必要があります。

 
  • ・株式会社変更登記申請書
  • ・株主総会議事録
  • ・株主リスト
  • ・就任承諾書
  • ・本人確認書類
  • ・印鑑証明書
  • ・委任状(登記手続きを代理人に依頼する場合)
 

会社によっては提出が不要な書類もあるので、登記手続きを行う際には注意しましょう。

役員(取締役)が就任した際に提出が必要な書類について、それぞれ詳しく解説していきます。役員(取締役)が就任した場合の手続きについては、こちらの記事(役員就任したらどうなる?役員変更登記の流れや必要書類について解説)をはじめ、様々な記事でも解説されています。ぜひ参考にしましょう。
また、以下の記事では合同会社へ役員が就任した際の、登記手続きや提出書類についてまとめています。あわせてご覧ください。

関連記事:「合同会社に役員が就任した際の、登記手続きと提出が必要な書類について解説」

株式会社変更登記申請書

株式会社変更登記申請書は、株式会社にて登記事項の変更があった際に提出が必要となる書類です。こちらの記事(株式会社の主な登記事項)でも紹介されていますが、役員(取締役)の名前は会社の登記事項として記載されています。

そのため、役員の就任や変更、退任が発生した場合には、この「株式会社変更登記申請書」を提出する必要があります。

 

株式会社変更登記申請書には、会社法人番号や本店所在地、登記すべき事項などの記載を行い、捨印や契印を押印する必要があります。また、10,000円分の収入印紙を貼付する必要があるため、郵便局や法務局で事前に購入しておきましょう

 

株式会社変更登記申請書は、こちらのページ(法人登記の申請書様式|法務局)からダウンロードが可能です。株式会社変更登記申請書を作成する際には、以下の記載例を参考に必要事項の記入を進めていきましょう。

株式会社変更登記申請書の記載例




 

株主総会議事録

株式会社で新たに役員(取締役)が就任した際には、必ず株主総会を開き、新たに就任する役員(取締役)の就任について決議を行う必要があります。

株主総会を開催して決議を行なったことを証明するために、株主総会議事録の提出を行います。

株主総会議事録には、出席した役員や出席した株主、決議した事項(今回の場合は、役員の就任について決議した旨 )等の記載を行います。

株主総会議事録の作成を行う場合は、以下の記載例を参考に記入を進めていきましょう。

 

株主総会議事録の記載例

 

株主総会議事録の書き方については、こちらの記事(株主総会議事録の書き方や記載すべき事項について)でも解説されています。上記の記載例で分からなかった場合は、あわせて記事も参考にしてください。

株主リスト

株主リストは、会社の株主の構成をはじめ、それぞれの株主の名前や住所、株式数などを記載して提出します。

 

株主が10名までであれば株主全員分の情報を記載しますが、株主が10名を超える場合には、株主リストに記載されている議決権の数が、議決権の総数の3分の2に達していれば10名までの記載で問題ありません。株主リストに関するよくある質問については、こちらのページ(株主リストに関するよくあるご質問|法務省)でも紹介されているので、あわせてご覧ください。

 

就任承諾書

上記の株主総会を経て新たな役員の就任が決議されるわけですが、実際に就任する役員の承諾を証明するために「就任承諾書」を提出する必要があります。

就任承諾書には、役員就任の決議を行なった株主総会の開催日時や、新たに就任する役員(取締役)の住所や氏名の記載を行います。

就任承諾書を作成する際には、以下の記載例を参考に書類への記入を進めていきましょう。

 

就任承諾書の記載例



 

 

ここからご紹介するものは、役員(取締役)が就任した際の登記手続きにおいて、添付書類として必要になる書類です。

取締役会の設定有無によって、提出が必要かどうかが異なるので注意してください。

取締役会とは株式会社における、業務執行の意思決定を行う機関のことです。取締役会は条件によっては、必ず設置する必要があります。以下の条件に当てはまる場合は、取締役会を設置する義務が発生するので、事前に確認しておきましょう。

 
  • 公開会社
  • 監査役会設置会社
  • 監査等委員会設置会社
  • 指名委員会等設置会社
 

取締役会の詳細については、こちらの記事(取締役会とは?規定や設置条件について解説)で解説されているので、あわせてご覧ください。

本人確認書類

本人確認書類は、取締役会を設置している会社の場合に提出が必要となります。新たに役員(取締役)として就任する方の本人確認を行うために、以下の書類のいずれかを添付書類として提出します。

 
  • マイナンバーカードのコピー
  • 運転免許証のコピー
  • 住民票の写し(個人番号が記載されていないもの)
 

本人確認書類の作成を行う際には、以下の記載例を参考にしてください。

 

本人確認書類の記載例

印鑑証明書

取締役会を設置していない場合には、印鑑証明書の提出が必要となります。

 

印鑑証明書の取得する際には、法務局窓口で取得するか郵送で取得するかの2つの方法があります。それぞれの取得方法のメリットを以下にまとめているので、参考にしてみてください。

 

印鑑証明書についてはこちらの記事で詳しく解説されております。

委任状(登記手続きを代理人に依頼する場合)

基本的には、役員(取締役)就任の登記手続きは会社の代表者が行いますが、この登記手続きを専門家(司法書士)へ依頼することも可能です。

司法書士などへ登記手続きを代理で行なってもらう場合には委任状の提出を行う必要があり、委任状には

  • 代理人の住所、氏名
  • 申請内容
  • 日付
  • 登記する会社の住所、名前、捺印

を記載する必要があります。

 

法務局が委任状の記載例を公開しているので、委任状の作成を行う際には、以下の記載例を参考にしてください。

 

委任状の記載例(出典:商業・法人登記の申請書様式|法務局


 

役員就任による登記手続きに必要な書類については以下のサイトも参考になるかと思います。

株式会社の役員就任登記の申請方法や必要書類、費用を解説

【新取締役が就任】登記の必要書類と手続きは?

役員(取締役)が就任した場合の必要書類の提出先と提出期限

上記で解説した書類が、新たに役員(取締役)が就任した場合の必要書類となります。すべての書類は管轄の法務局へまとめて送付を行います。自社の管轄の法務局が分からない場合は、以下のページを活用してください。

 

参考ページ

管轄の法務局のご案内|法務局

 

新たに役員(取締役)が就任した場合には、役員変更の登記手続きを役員が就任した日から2週間以内に行う必要があります。こちらの記事(登記懈怠による罰則やペナルティについて)でも解説されていますが、期限を過ぎて登記手続きを行った場合には過料を支払う場合もあります。期限を過ぎることがないように、余裕をもって登記手続きに必要な書類の準備を行いましょう。

役員(取締役)が就任した場合にかかる費用

役員が就任した場合にかかる費用は具体的に以下の通りです。

  • 登録免許税
  • 印鑑証明書の発行費用
  • 司法書士に支払う報酬(登記手続きを代行する場合)

登録免許税

登録免許税とは、会社設立や本店移転、役員の変更といった登記手続きを行う際に必ず支払わなければならない国税です。

登記手続きによっても金額は異なりますが、役員(取締役)が就任した際の登記手続きを行う場合は、資本金の額が1億円以下であれば1万円の登録免許税を支払う必要があります。(参考:登録免許税の税額表|国税庁

 

登録免許税は直接お金を支払うわけではなく、1万円分の収入印紙を株式会社変更登記申請書に貼付を行う形で支払います。収入印紙は、郵便局や法務局で購入することができます。法務局の窓口で書類を提出する際は、その場で収入印紙を購入しても問題ありません。

参考記事:「収入印紙はどこで買える?購入できる場所や注意点

印鑑証明書の発行費用

前述の通り、取締役会を設置していない会社であれば、役員就任の登記手続きの際に印鑑証明書の提出が必要となります。

 

印鑑証明書を発行する際には390円〜450円の費用がかかり、取得方法によって金額が異なります。一番安い方法は、オンラインで交付請求を行い窓口で受け取る方法ですが、他にも書面での請求や、送付して受け取る方法があります。

 

大きく費用は変わらないので、自社にあったやり方で印鑑証明書の発行を行いましょう。

印鑑証明書の発行については、以下の記事もあわせて参考にしてください。

 

参考

印鑑証明書の発行手数料について|法務省

法人が印鑑証明を取得するための4つの方法

司法書士に支払う報酬(登記手続きを代行する場合)

新たに役員が就任した場合には、「登録免許税」と「印鑑証明書の発行費用」の費用だけがかかりますが、登記手続きを司法書士に依頼する場合には別途費用が発生します。

 

役員(取締役)が就任した場合の登記手続きを司法書士に依頼する場合には、2〜4万円の費用が別途かかります。もちろん依頼する司法書士によっても金額は異なりますが、目安として2〜4万円かかりますので、登記手続き全体に3〜5万円の費用がかかることになります。

まとめ

この記事では、役員(取締役)が就任した際の登記手続きに必要な書類について解説を行いました。株式会社であれば基本的な必要書類は同じですが、取締役会の有無によっては提出する書類が少し異なることに注意しましょう。

 

前述の通り、役員(取締役)が就任した際に行う登記手続きには、役員の就任日から2週間以内と期限が定められています。登記手続きには多くの書類が必要となりますが、事前準備を行って2週間以内に提出できるように対応を進めていきましょう。

 

自分で役員変更登記手続きを進める場合には以下の記事も参考になるかと思いますので、ぜひご覧ください。

役員が入社(就任)したらどうする?役員変更登記の手続きのやり方や書類の書き方解説

役員変更登記を自分で行う方法|登記の流れと必要書類について解説

提出必要書類の一覧

  • 株式会社変更登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 就任承諾書
  • 本人確認書類
  • 印鑑証明書
  • 委任状(登記手続きを代理人に依頼する場合)

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