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従業員入社の際に内定者から回収するべき書類と手続きについて解説!

公開日:2023.11.27

更新日:2024.01.24

従業員を雇用する際には様々な手続きを行う必要がありますが、初めて従業員を雇用する会社の経営者や担当者の方は、何を行えばよいか分からないという方もいらっしゃると思います。

 

この記事では、従業員が入社した際に会社として行うべき手続きをはじめ、入社する従業員(内定者)から回収すべき書類について解説を行っていきます。

 

初めて従業員を雇用する場合や、まだ従業員の入社手続きに慣れていない場合など、ぜひこの記事を参考にしていただければと思います。

従業員の入社の際に会社がやらなければならない手続き

従業員が入社した際に内定者から回収する書類の前に、まずは従業員が入社した際に会社がやらなければならない手続きについてを把握しましょう。

従業員が入社する際には、会社として以下の3つの手続きを行う必要があります。

 
  1. 労働条件の明示(雇用契約書の作成)
  2. 雇用保険・社会保険への加入手続き
  3. 各種書類の提出
 

それぞれの手続きの詳細については、こちらの記事(従業員を雇う際に必要な手続きの流れとやり方について)でも解説されているので、あわせてご覧ください。

1. 労働条件の明示(雇用契約書の作成)

従業員を雇う際には、まずはじめに労働条件の明示を行う必要があります。労働条件とは労働時間や支給する賃金などを指し、従業員を雇う際にはこの労働条件を明示することを労働基準法で義務付けられています

 

一般的には、雇用契約書という書類の作成を行い、雇用契約書の中で労働条件の明示を行うことが多いです。

 

雇用契約書について詳しく知りたい方は、こちらの記事(雇用契約書とは?記載事項や労働条件通知書との違いを解説)もあわせて確認しておきましょう。

2.雇用保険・社会保険への加入手続き

入社する従業員への労働条件の明示(雇用契約書の作成)をした後は、入社した従業員の雇用保険や社会保険への加入手続きを進めていきます。

 

この保険への加入手続きは、入社するすべての従業員が対象となるわけではなく、アルバイトやパートなどの雇用形態の場合は事前に保険への加入条件を確認しておく必要があります。それぞれの加入条件については、以下のページから確認することができまので、まずは加入条件から確認を行いましょう。

 

参考記事

雇用保険の加入条件とは?加入手続きの方法や必要書類について解説

社会保険の加入条件について分かりやすく解説

 

アルバイトやパートといった雇用形態の場合には、段階的に新たな制度が適用されています。厚生労働省がこちらのページ(アルバイトやパートの方の社会保険の加入義務について)で制度について紹介しているので、アルバイトやパートなどの入社が控えている方は確認しておきましょう。

3.各種書類の提出

入社する従業員の保険への加入条件を確認した後は、必要書類の提出を行なって保険への加入手続きを進めていきます。

加入するそれぞれの保険にあわせて、ハローワークや日本年金機構の事務センターなどへ、作成した書類の提出を行います。

 

従業員が入社した際に提出する書類の書き方については、以下の記事にて記載例とあわせて解説を行っています。必要書類の書き方が分からない方は、ぜひ参考にしてください。

 

参考記事:「従業員を雇う際に提出が必要な書類の書き方を分かりやすく解説

従業員入社の際に従業員から回収する書類

従業員が入社する際に必要な手続きを把握できたところで、入社する従業員から回収が必要な書類について解説を行います。

 

従業員が入社した際に回収が必要な書類は会社によっても異なります。この記事では、従業員が入社した際に、「必ず回収する必要のある書類」と「状況によって回収する必要のある書類」に分けられます。それぞれの項目ごとに解説を行っていきます。

従業員から回収する必要のある書類

従業員が入社した際には、以下の書類を必ず回収する必要があります。

 
  • 年金手帳
  • マイナンバーカードもしくは通知カード
  • 給与の振込依頼書
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
 

従業員が入社した際に必ず回収を行うそれぞれの書類について、詳しく解説していきます。

年金手帳

年金手帳は、年金の加入に際して必要な書類で、一般的には従業員の年金手帳を会社が保管・管理を行います

 

従業員が転職などで入社してくる場合は、前の会社を退職する際に年金手帳を受け取っていると思いますので、そのまま受け取った年金手帳の提出をしてもらいましょう。

入社する従業員が紛失などで年金手帳が持っていない場合は、再発行も可能なので対応を行ってもらいましょう。(参考記事:「年金手帳の再発行について|日本年金機構」)

マイナンバーカードもしくは通知カード

保険への加入手続きや年末調整などを行う際に、マイナンバーが必要となるため、入社した従業員からマイナンバーカードか通知カードを提出してもらいます。

 

マイナンバーカードを持っているかどうかによっては提出方法が異なります。それぞれの提出方法については、こちらの記事(マイナンバーカードの提出方法について)もあわせて確認しておきましょう。

給与の振込依頼書

給与の振込依頼書は、毎月の給与を振り込んでもらうための銀行口座などを記載した書類です。特に決まった様式などはありませんが、テンプレートなども配布されています。書き方などを参考にしたい方は、こちらの記事(給与の振込依頼書の書き方について解説)もあわせてご覧ください。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書は、税金や保険の手続きの際に必要になる書類です。書類名には「扶養控除」と記載されていますが、扶養家族の有無に関わらずすべての従業員に記入をしてもらう必要があります

 

記入用紙はこちらのページ(給与所得者の扶養控除等の申告|国税庁)で、ダウンロードが可能です。

状況によって、従業員から回収する必要のある書類

次に、状況によっては従業員から回収する必要のある書類について解説していきます。場合によっては、以下の書類を従業員から回収する必要があります。

 
  • 雇用保険被保険者証(前職で雇用保険に加入していた場合)
  • 源泉徴収票(前職で給与収入があった場合)
  • 健康保険被扶養者異動届(扶養者がいる場合)
 

それぞれの書類について、詳しく見ていきましょう。

雇用保険被保険者証(前職で雇用保険に加入していた場合)

雇用する従業員が前の会社で雇用保険に加入していた場合には、入社する従業員から雇用保険被保険者証の回収を行う必要があります。

 

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明するための書類です。基本的には会社で保管・管理をしている場合が多く、前の会社を退職する際に「雇用保険被保険者証」を受け取るので、従業員からそのまま回収します。

 

雇用保険被保険者証の詳細や、雇用保険の加入条件については以下の記事もあわせてご覧ください。

 

参考記事

雇用保険被保険者証とは?

雇用保険の加入条件や必要な手続きについて解説

源泉徴収票(前職で給与収入があった場合)

新しく入社する従業員が、前職で給与収入が合った場合には「源泉徴収票」の回収が必要です。源泉徴収票とは、1年間の収入と支払った所得税が記載された書類のことで、雇用保険被保険者証と同様に、従業員が前の会社を退職する際にあわせて受け取る書類です。

健康保険被扶養者異動届(扶養者がいる場合)

入社する従業員に扶養者がいる場合には「健康保険被扶養者異動届」の記入をしてもらい、提出を行う必要があります。手続きを行なう際には、扶養者(配偶者や子ども)のマイナンバーが必要になります。入社する従業員に、事前にマイナンバーと本人確認書類を回収しておいてもらいましょう。

 

入社する従業員にご家族がいて、扶養者かどうか判断が難しい場合は以下の画像をご活用いただければと思います。

 

会社ごとに設定する可能性のある、従業員から回収する書類

最後に、会社ごとに設定する可能性のある、従業員から回収する書類について解説を行います。会社ごとに回収する必要がある書類は以下の通りです。もし該当する場合には忘れずに従業員から回収を行いましょう。

 
  • 住民票記載事項証明書
  • 免許や資格に関係する書類
  • 卒業証明書
  • 退職証明書
  • 入社誓約書
 

住民票記載事項証明書

住民票記載事項証明書は、会社が労働者名簿を作成する際に必要となる場合があります。履歴書などの従業員の住所が記載されたものから情報を取得しても問題はありませんが、より正確な情報の記載を行うために「住民票記載事項証明書」の提出を求める場合もあります。

 

住民票の写しとの違いや取得方法については、こちらの記事(住民票記載事項証明書とは?住民票との違い)も参考にしてみてください。

免許や資格に関係する書類

会社によっては、採用を行う際に資格の取得や免許をもっていることを1つの条件としていることも珍しくはありません。

その場合には、対象の従業員が入社する際には、免許や資格を証明できるものを従業員に提出をしてもらうことが一般的です。会社としてそこまで厳格に扱わないのであれば、回収を行う必要はありませんが、資格手当などを支給する場合には回収を行う必要があります。

卒業証明書

中途での採用の場合は必要ありませんが、新卒の従業員が入社する場合には卒業証明書を提出してもらう企業も多いです。卒業証明書を提出してもらうことで、履歴書に記載されている学歴が正しいことを証明することができます。

 

新卒採用の場合は、内定を出した際にまだ卒業していないことも多いでしょう。その場合には、卒業証明書の代わりに「卒業見込み証明書」の回収を行うことも多いです。

退職証明書

退職証明書は、前に働いていた会社が発行するもので、名前の通り退職したことを証明する書類です。雇用保険の手続きを行う際には、「離職票」と呼ばれる書類をもとに手続きを進めていきますが、離職票の準備が間に合っていない場合などは「退職証明書」を代わりの書類として使用することも可能です。

 

一般的には、会社を退職した際に必ず発行される書類ではないため、回収が必要な場合は従業員が前の会社に発行を依頼する必要があります

 

離職票や退職証明書については、以下の記事もあわせてご覧ください。

参考記事:「離職票・退職証明書とは?それぞれの書類の概要や違いについて

入社誓約書

入社誓約書は、入社する従業員が会社のルール(就業規則)を守ってもらうために「誓約書」という形で取り交わします

 

入社誓約書の作成は義務ではないため、すべての会社が作成しているわけではありませんが、入社誓約書を作成することで、入社する従業員にしっかりとルールを守ってもらうことや、企業として適切なプロセスで入社手続きを行っているという印象に繋がる効果も期待できます。

入社手続き書類に捺印してもらう印鑑はほとんどの場合、認印で問題なし

少し量が多くなってしまいましたが、新たに従業員が入社した際には上記の書類が必要です。入社する従業員や会社の状況によっても回収する書類は変わりますが、従業員の入社の際には必ず行わなければならい手続きがありますので、必ず回収が必要な書類については忘れずに従業員から回収を行いましょう。

 

従業員から回収もしくは記入してもらう書類には、書類によって従業員の捺印が必要な書類もあります。基本的には、印鑑登録を行なっている実印である必要はなく、ほとんどの書類は認印で捺印する形で問題ありません

 

実印が必要な書類はその旨が書類に記載されていることが多いので、従業員に捺印をして貰う場合には念のため事前に確認を行っておきましょう。

まとめ

この記事では、新たに従業員が入社する際に回収が必要な書類について解説を行いました。

 

社会保険や年金の手続きをはじめ、従業員によって回収すべき書類も異なります。従業員が入社する際には、従業員ごとにどの書類の回収が必要なのかを事前に確認して、回収忘れや手続き漏れがないように、従業員入社の手続きを進めていきましょう

 

以下のページでは、従業員の入社の際に必要な手続きや注意点などを記載した記事をまとめています。初めて従業員を雇う場合やこれから従業員の入社を控えている方は、ぜひ参考にしてください。

 

従業員が入社した時に必要な手続きや注意点の記事一覧|IDEMAE

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