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登記
商号変更

株式会社の商号変更登記に必要な書類の書き方について解説

公開日:2023.11.28

更新日:2024.01.30

会社の経営を行っていると、商号(会社名)を変更する場合もあります。商号を変更する際には、商号変更登記と呼ばれる登記手続きを行う必要があり、商号変更(社名変更)の登記手続きを行う際には様々な書類を法務局へ提出する必要があります。

 

この記事では、株式会社の商号変更登記に必要な書類について、書類の記載例を交えながら解説していきます。これから商号変更(社名変更)を行う予定の方は、ぜひこの記事を参考にしてください。合同会社の商号変更については、こちらの記事(合同会社の商号変更登記で提出する書類の書き方)で解説を行っています。合同会社で商号変更を行う予定のある方は、あわせてご覧ください。

商号変更(社名変更)とは?

商号変更登記に必要な書類を解説する前に、まずは商号変更(社名変更)の概要について解説を行います。

商号とは会社名のことで、会社設立を行う際に定款に必ず記載する事項(絶対的記載事項)の1つであり、必ず登記を行う必要があります。登記事項としては、商号の他にも「本店の所在地」や「目的」、「発起人の氏名」などがあります。

(参考:絶対的記載事項とは?定款の記載例やルール

 

商号(会社名)を変更することを「商号変更(社名変更)と言い、商号変更(社名変更)を行なった際には登記事項の変更を行う必要があるため、必ず登記手続きを行う必要があります

 

商号変更(社名変更)を行う際には、基本的に自由な社名を設定することができますが、最低限のルールがあることは覚えておきましょう。商号を決める際のルールやポイントについては、以下の記事も参考にしてみてください。

 

参考記事

商号とは?商号(会社名)を決める際のルールとポイント

商号変更(社名変更)とは?商号変更(社名変更)の例や手続きについて解説

 

商号変更(社名変更)の流れ

株式会社の商号変更(社名変更)を行う際には、以下の流れで商号変更登記の手続きを行います。

 
  1. 株主総会議事録および、株主リストの作成
  2. 定款の変更
  3. 登記申請書の作成
  4. 印鑑(改印)届出書の作成
  5. 上記書類を法務局へ提出
  6. 法務局以外の役所へ、必要書類を提出
 

この記事では、商号変更登記に必要な書類と書類の書き方をメインに解説していきます。以下の記事では、商号変更(社名変更)を行なった際に必要な登記手続きだけではなく、労働基準監督署や年金事務所、ハローワークへ必要な手続きについても解説しています。

 

株式会社が商号変更(社名変更)を行う際に必要な手続きや流れについては、以下の記事を参考にしてください。

 

関連記事:「商号変更(社名変更)とは?必要な手続き、登記申請のやり方を解説

参考記事:「社名変更の方法とは?手続きの流れや注意点について解説

商号変更登記に必要な書類

この記事では、株式会社を前提に商号変更登記に必要な書類をご紹介していきます。合同会社として商号変更登記を行う場合には、こちらの記事(合同会社の商号変更(社名変更)とは?登記申請と提出書類について)をご覧ください。

 

また、商号変更(社名変更)時に必要な書類については、こちらの記事(合同会社の商号(社名)変更とは?登記申請方法と必要書類を解説)でも解説されています。この記事とあわせて参考にしてください。

 

株式会社として商号変更登記の手続きを行う際には、以下の書類を作成・提出する必要があります。

 
  • ・株式会社変更登記申請書
  • ・株主総会議事録
  • ・株主リスト
  • ・印鑑(改印)届出書
  • ・代表取締役個人の印鑑登録証明書
 

商号変更登記に必要な書類について、それぞれ詳しく解説していきます。

株式会社変更登記申請書

株式会社の商号変更登記の手続きを行う際には、株式会社変更登記申請書を提出します。

株式会社変更登記申請書を作成する際には、以下の項目を記載します。

 
  • ・会社法人等番号
  • ・商号(旧商号)/ 新商号
  • ・本店
  • ・登記の事由
  • ・登記すべき事項
  • ・登録免許税
  • ・添付書類
  • ・申請日
  • ・申請人(会社)の住所と氏名
  • ・代表取締役の住所と氏名、連絡先
  • 宛先(管轄の法務局)
 

上記項目の記載を行ったうえで、捨印や契印の押印や、3万円分の収入印紙の貼付を行う必要があります。株式会社変更登記申請書の作成を行う際には、以下の記載例を参考にしてください。

 

株式会社変更登記申請書は、以下のページからダウンロードが可能です。

株式会社変更登記申請書(商号の変更)|法務局

 

株式会社変更登記申請書の記載例

登記申請書については記載例の通りに作成すれば基本的には大丈夫ですが、

 

商号変更(社名変更)登記における登記すべき事項の書き方について詳細に解説している記事もありますので、詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。

株主総会議事録

前述の通り、商号は必ず登記事項として記載する必要がある項目のため、商号を変更する場合にも適切なプロセスを経て変更を行う必要があります。

商号をはじめ登記事項を変更する場合には、株主総会を開催して、その株主総会にて決議を行う必要があります。株主総会によって正式に決議されたことを証明するために「株主総会議事録」を作成する必要があります。

 

株主総会議事録には、主に「株主の総数・出席株主の議決権の数」「定款の内容」、「目的」等の記載を行います。また、代表取締役や役員(取締役・監査役など)の氏名や捺印を行う必要があります。

 

株主総会議事録の作成を行う際には、こちらの記事(商号変更登記における、株主総会議事録の書き方について)と以下の記載例を参考に、書類の作成を進めていきましょう。

 

株主総会議事録の記載例

 

株主リスト

株主総会議事録の添付書類として、株主リストもあわせて提出します。

株主リストには、株主の氏名(名称)や住所、株式数を記載して、株主の構成を明記します。基本的には株主全員分の記載を行う必要がありますが、株主が10名を超える場合には、株主リストに記載されている議決数が、議決権の総数の3分の2に達していれば、すべての株主を記載する必要はありません

 

また、株主総会の開催日や登記申請を行う日の記載を行い、会社実印を押印する必要があります。

 

株主リストの作成を行う際には、こちらのページ(株主リストの記載内容について|法務省)で記載内容を確認のうえ、以下の記載例を参考に必要事項の記入を進めていきましょう。

 

株主リストの記載例

印鑑(改印)届出書

商号変更(社名変更)を行った場合には、これまで使っていた会社実印が使えなくなるため、新しい会社実印を用意する必要があります。

また、会社実印は法務局で登録を行う必要があるため、新しい会社実印の登録(改印手続き)を行うために、印鑑(改印)届出書を提出する必要があります。

 

印鑑(改印)届出書には、

  • 変更後の法人実印の押印
  • 変更後の会社名
  • 印鑑提出者(代表取締役)の情報
  • 会社法人等番号

などの記載を行います。

 

印鑑(改印)届出書は、以下のページからダウンロードが可能です。書類のダウンロードを行い、以下の記載例を参考に書類の作成を進めていきましょう。

印鑑(改印)届出書|法務局

 

印鑑(改印)届出書の記載例

代表取締役個人の印鑑登録証明書

上記の印鑑(改印)届出書の提出を行う際には、添付書類として「代表取締役個人の印鑑登録証明書」を提出する必要があります。印鑑登録証明書の有効期限は発行日から3ヶ月なので、商号変更登記の際に有効な印鑑登録証明書を準備してください。

 

印鑑登録証明書の取得方法は、

  1. 法務局窓口で取得する
  2. 郵送で取得する

の2つの方法があります。それぞれにメリットがあるので、みなさんの状況にあわせて取得を行いましょう。印鑑登録証明書の取得方法については、こちらの記事(印鑑証明書を役所・コンビニで取得する方法について解説)もあわせてご覧ください。

上記の書類が、株式会社の商号変更登記の際に提出が必要となります。商号変更登記に必要な書類や手続きの流れについては、以下の記事も参考にしてください。

 

参考記事:「商号変更登記とは?手続きの流れや必要書類について

商号変更登記に必要な書類の提出先

株式会社の商号変更登記に必要な書類を作成した後は、すべての書類を管轄の法務局へ提出を行います。商号変更登記に必要な書類を管轄の法務局へ提出する際には、窓口に持参するか郵送という形でも可能です。

 

参考記事:「商号変更登記とは?登記変更手続きに必要な書類の提出先について

 

後ほど詳しく解説しますが、商号変更登記の手続きを行う際には、期限が定められています。郵送の場合は期限内に提出を終えることができるかどうかに注意して提出を行いましょう。

 

また、商号変更登記に必要な書類を法務局へ提出せずに、オンラインで商号変更(社名変更)の登記を済ませることも可能です。オンラインで商号変更登記の申請を行う場合には、マイナンバーカードの準備やパソコンの環境設定を行う必要がありますが、気になる方はこちらのページ(登記・供託オンライン申請システム)から詳細をご確認ください。

商号変更の登記手続きを自分で行うか迷っている方は、以下の関連記事も参考にしてください。以下の記事では、商号変更を自分でやる場合のメリットやデメリットについて、詳しく解説しています。

関連記事:「自分で商号変更登記を行う場合のメリットとデメリット

商号変更登記の期限

前段でも触れましたが、商号変更登記の手続きには期限が定められています。こちらの記事(商号変更(社名変更)に必要な書類の提出期限とは?)でも解説されていますが、商号の変更日として定めた日から2週間以内に商号変更登記の手続きを済ませなければなりません

 

仮に商号変更登記の手続きの期限を過ぎてしまった場合には、登記懈怠(行うべき登記手続きを放置すること)という扱いとなり、過料が課される可能性があります

商号の変更日から2週間を過ぎることがないように、余裕をもって商号変更登記の手続きを進めていきましょう。

 

登記懈怠についてはこちらの記事(会社の登記懈怠とは?意味や過料について解説)で詳しく解説されているので、登記懈怠について詳しく知りたい方はあわせてご覧ください。

まとめ

この記事では、株式会社の商号変更登記の手続きについて、必要な書類や書類の書き方について解説を行いました。

 

商号変更登記には、以下の書類の提出を行う必要があります。

 
  • 株式会社変更登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 印鑑(改印)届出書
  • 代表取締役個人の印鑑登録証明書
 

それぞれの書類へ記入する内容は多いですが、この記事でご紹介した記載例を参考に、商号変更登記の手続きに必要な書類の準備を進めていただければと思います。

くれぐれも、商号変更登記の期限である2週間を過ぎることがないように、前もって商号変更登記の手続きを進めていきましょう。 

参考記事:「商号変更登記申請の必要書類を解説します

また、商号変更の登記手続きを終えた後にも、商号変更を行った旨を関係役所へ届出る必要があります。商号変更後に必要な手続きは、以下の記事を参考に商号変更の手続きを進めていきましょう。

関連記事
商号変更の登記申請後に行う、税務署への届出について解説します
商号変更の登記手続き後に必要な、社会保険などの労務手続きについて解説します
商号変更の登記手続き後に必要な、地方税に関する手続きについて解説

提出必要書類の一覧

  • 株式会社変更登記申請書
  • 株主総会議事録
  • 株主リスト
  • 印鑑(改印)届出書
  • 代表取締役個人の印鑑登録証明書

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